El software a la medida en México —un portal de clientes, la automatización de un proceso, un ERP hecho para tu operación— arranca, en Play.Interactive, desde USD $5,000, y la primera versión funcional suele estar lista en 6 a 8 semanas. El precio final depende de cuántos módulos necesita, con qué sistemas se integra, cuántos tipos de usuario tiene y qué tan complejo es el flujo que automatiza. La pregunta que más dinero ahorra no es «cuánto cuesta», sino «qué es lo mínimo que resuelve el 80% del problema»: por ahí se empieza, y lo demás se construye por fases con el sistema ya operando.
Primero: ¿de verdad necesitas software a la medida?
No siempre. Si tu proceso se parece al de casi todas las empresas de tu industria, probablemente ya existe un software de suscripción que lo resuelve, y es más barato rentarlo que construirlo. Hacer a la medida algo que se vende hecho es tirar el dinero.
El software a la medida tiene sentido en tres situaciones:
- Tu proceso es tu ventaja. La forma en que cotizas, entregas o das seguimiento es lo que te distingue, y meterla en una herramienta genérica te obliga a trabajar como todos.
- Ya pagas varias herramientas que no se hablan. Y alguien en tu equipo pasa horas copiando datos de una a otra.
- El proceso vive en Excel, correos y la memoria de una persona. Funciona mientras esa persona no se vaya de vacaciones.
Qué cuesta qué
| Tipo de sistema | Qué resuelve | Desde (Play.Interactive) | Primera versión |
|---|---|---|---|
| Portal de clientes | Que tus clientes consulten estatus, documentos, pedidos o pagos sin escribirle a nadie | USD $5,000 | 6 a 8 semanas, con los módulos que resuelven la mayoría de las consultas |
| Automatización de un proceso | Pasar a un sistema un flujo que hoy vive en hojas de cálculo y correos | USD $5,000 | 6 a 8 semanas |
| Sistema de gestión a la medida (tipo ERP) | Operar un proceso central del negocio con reglas propias, trazabilidad y reportes | USD $5,000 | Por fases; el primer módulo en 6 a 8 semanas |
| Plataforma con usuarios y pagos (SaaS) | Vender un servicio digital a tus propios clientes | USD $5,000 | Primera versión en 6 a 8 semanas |
Son pisos. Un sistema serio para un proceso central casi siempre está por encima, y está bien: lo importante es que el precio salga de un alcance claro, no de un número inventado para cerrar la venta.
Lo que mueve el precio
Número de módulos
Cada pantalla con reglas propias —alta de clientes, cotizaciones, aprobaciones, reportes— es trabajo de diseño, de programación y de pruebas. Menos módulos bien hechos valen más que muchos a medias.
Integraciones
Conectar con tu CRM, tu ERP actual, tu facturación o tu banco es lo que más varía. Algunos sistemas tienen buenas APIs; otros no, y hay que trabajar alrededor de ellos.
Tipos de usuario y permisos
No es lo mismo un sistema que solo usa tu equipo que uno con clientes, proveedores, administradores y auditores, cada uno viendo cosas distintas.
Complejidad de las reglas
Excepciones, cálculos, validaciones, documentos que se generan solos. Ahí es donde un proceso se vuelve software de verdad.
Datos que hay que migrar
Años de información en hojas de cálculo o en un sistema viejo se limpian y se importan. Suele ser más trabajo del que parece.
Soporte y evolución
Un sistema que se usa todos los días necesita monitoreo, actualizaciones de seguridad y ajustes. Conviene definirlo desde el contrato.
Un caso real, con números
Un despacho legal, PDLC, consiguió un contrato para recuperar miles de créditos vencidos de una entidad financiera. Cada paquete traía cerca de 1,200 contratos, y solo había dos semanas entre que llegaba el paquete y el plazo para presentar las demandas en juzgado. A mano era imposible sin errores.
Construimos un sistema a la medida que analiza, redacta y gestiona las demandas. Tomó siete meses de desarrollo y ya generó más de 5,000 demandas, con trazabilidad total. Ninguna herramienta de suscripción hacía eso, porque el proceso era el negocio. Ese es el tipo de proyecto donde el software a la medida se paga solo.
Cómo no tirar el dinero
- Empieza por el módulo que más duele. El que hoy cuesta más horas o más errores. Si ese funciona, el resto se justifica solo.
- Pide entregas cada pocas semanas. Ver avances reales, no presentaciones, es la mejor forma de corregir a tiempo.
- Exige la propiedad del código y de los datos por escrito. Si el proveedor desaparece, tu operación no puede desaparecer con él.
- Pregunta qué pasa con el soporte. Quién responde cuando algo falla, en cuánto tiempo y cuánto cuesta.
- Desconfía de la cotización sin preguntas. Si te dieron precio sin entender tu proceso, el precio va a cambiar.
La regla del 80%
Casi todos los sistemas exitosos empezaron resolviendo lo que más se repite, no todos los casos posibles. La primera versión no tiene que hacer todo: tiene que quitarle a tu equipo el trabajo que más le pesa.
Cómo cotizamos
Empezamos con un brief donde entendemos el proceso, no solo la lista de funciones. En 3 a 5 días hábiles entregamos una propuesta con desglose por fase, tiempos, entregables y costos. La propuesta no tiene costo, y si el alcance no cabe en tu presupuesto, proponemos alternativas de alcance ajustado.
El detalle de cada tipo de proyecto está en portal de clientes a la medida y en automatización de procesos con software a medida. Si lo que necesitas es más un sitio que un sistema, los números están en cuánto cuesta un sitio web corporativo en México. Y si ya tienes sitio, en 20 segundos puedes compararlo con las grandes empresas de México.
Preguntas frecuentes
En Play.Interactive el ticket mínimo de un sistema a la medida es de USD $5,000. El precio final depende del número de módulos, las integraciones, los tipos de usuario, la complejidad de las reglas del proceso y los datos que haya que migrar. Después de un brief entregamos una cotización detallada por fases.
La primera versión funcional, con los módulos que resuelven la mayor parte del problema, suele estar lista en 6 a 8 semanas. Los sistemas más grandes se construyen por fases, con el sistema ya operando. Un caso como el de PDLC, un sistema completo de gestión de demandas, tomó siete meses.
Cuando tu proceso es tu ventaja competitiva, cuando pagas varias herramientas que no se comunican entre sí o cuando el proceso depende de hojas de cálculo y de una sola persona. Si tu proceso es igual al de todos en tu industria, probablemente conviene rentar un software existente.
Debería ser tuyo, y debe quedar por escrito en el contrato: código, datos, dominio y accesos. Si un proveedor no acepta entregarte la propiedad, tu operación queda atada a él.
Sí, y suele ser donde está el mayor valor: que la información fluya sin capturas dobles. La complejidad depende de qué tan buena sea la API del sistema que ya usas; por eso conviene listar las integraciones desde el brief.